SÅ HÄR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER

På The Assessment Company Sverige AB värnar vi om din personliga integritet. Vi strävar därför efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt och följa alla vid var tid gällande lagar och regler för dataskydd. Genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur dina personuppgifter behandlas av oss; vilka personuppgifter som samlas in, varför vi gör det och vilka rättigheter du har gällande vår användning av dina personuppgifter.

När du står i kontakt med oss, antingen genom att du använder vår hemsida, är kandidat i ansökningsförfarandet som vi genomför för en kund, är kontaktperson för någon av våra kunder genom rekryteringstjänster eller utbildnings- och utvecklingsprogram, eller om du använder någon av våra övriga tjänster, behandlar The Assessment Company personuppgifter om dig.

För vissa av de personuppgifter som vi behandlar krävs särskilt samtycke från dig. Det kommer i så fall att tydligt framgå genom vår konkreta kommunikation med dig.

Personuppgiftsansvarig

The Assessment Company AB

Adress: Garvis Carlssons Gata 1, 12 tr., 169 35 Solna, Stockholm

E-post: ulf.pettersson@theac.se

Telefon: +46 708 337 210

Org.nr. 559140-1053

Insamling av information

Vi samlar in och använder dina personuppgifter för olika syften beroende på vem du är och hur vi kommer i kontakt med dig. Vi samlar in följande personuppgifter till de syften som anges här:

Som kandidat i rekryteringsprocess. För att kunna hantera din kandidatur på rätt sätt, är vi beroende av en del information om dig. Det kan vi inhämta automatiskt, eller genom att du själv registrerar informationen i våra system. Informationsinhämtning kan ske på följande sätt:

  • Information från registrering av CV-profil och uppdatering(ar) av profilen via ”min sida” i vårt kandidathanteringssystem, samt IP-adress
    • Informationen under denna punkt inkluderar kontaktinformation, dokumentation av identitet, CV, ansökan, eventuella intyg, personlighets- och anlagstester, diplom och uttalanden från referenser
  • Om du söker på en befattning eller registrerar din profil genom ”Sök med LinkedIn”-funktionen kommer systemet att hämta tillgänglig information från din profil i tjänsten som du autentiserar med, och denna information kommer då att lagras på din profil
  • I vissa fall kommer vi att inhämta information om dig utan att du själv har sökt en befattning aktivt, genom att vi registrerar information som ditt namn, dagens befattning och företag, kontaktinformation (telefonnummer, e-post och liknande)
  • Vi samlar in data i aggregerad form för besökare av sidan, till exempel trafikdata, platsdata etc.
  • I några fall kommer vi att lagra e-postkorrespondensen när du kontaktar oss

Genom att du frivilligt lämnar information till oss i rekryteringsprocessen ger du samtycke till att vi vidarebefordrar dina personuppgifter till vår kund på vars uppdrag vi driver rekrytering, och på grundval av artikel 6.1 b i GDPR (behandlingen krävs för att fullfölja ett avtal) kommer vi att kunna behandla de uppgifter som lämnas i allmänna informationsscheman.

Vissa kandidater (bland annat de som ska delta i en avslutande del av rekryteringsprocesser) kommer att uppmanas att genomföra diverse tester, där resultaten i form av rapporter och anteckningar kan komma att lagras. Vissa kandidater kommer också att uppmanas att genomföra fallstudier som ska filmas och lagras. De kandidater som når så långt att detta blir aktuellt, ska ge särskilt samtycke före sådan behandling och lagring.

I några processer krävs det att vi inhämtar polisintyg och kreditupplysningar. Inhämtning och behandling av denna typ av information görs på grundval av artikel 6.1 a i GDPR (samtycke).

Behandlingen sker på grundval av artikel 6.1 b i GDPR när kandidaten själv söker en befattning (behandlingen krävs för att fullfölja ett avtal, eller för att genomföra åtgärder på den registrerades anmodan för att ingå ett avtal), och på grundval av artikel 6.1 f i GDPR när behandlingen sker på vårt eget initiativ (behandlingen krävs för syften som berör ett legitimt intresse). När kandidaten genomför särskilda fallstudier med tillhörande filmning och annat, sker behandlingen på grundval av artikel 6.1 a i GDPR (samtycke).

Informationen som samlas in används när det anses nödvändigt för att:

  • Leverera våra tjänster till dig och för att kommunicera om dem med dig
  • Göra en värdering av dina kvalifikationer och facilitering i samband med nuvarande och framtida rekryteringsuppdrag eller bemanningsuppdrag
  • Informera om relevanta möjligheter och tjänster vi erbjuder
  • Efterleva lagstadgade förpliktelser
  • När vi inhämtar IP-adresser görs detta av säkerhetsmässig hänsyn, så att du som kandidat kan få översikt över vilka IP-adresser som har loggat in på ditt konto

Om vi behåller ansökningsdokument efter att en rekryteringsprocess har avslutats, sker detta på grundval av samtycke från den befattningssökande, se artikel 6.1 a i GDPR.

Som kandidat i en Search (headhunting)-process: I några uppdrag för våra uppdragsgivare gör vi sökning efter kandidater som inte själva söker jobben aktivt, genom att samla in information från offentligt tillgängliga källor som exempelvis Google och LinkedIn. Vi behandlar i dessa fall namn, e-post, telefonnummer och befattning och samlar det i register som vi därefter förmedlar till vår uppdragsgivare. Behandlingen sker på grundval av artikel 6.1 f i GDPR (behandlingen krävs för syften som berör ett legitimt intresse). Om du registreras enligt en sådan metod i våra register, kommer du att få information per e-post. Där kan du enkelt också avregistrera dig om du inte vill att vi ska behandla dina personuppgifter.

Som deltagare i ett utbildnings- och utvecklingsprogram. För att kunna genomföra utbildnings- och utvecklingsprogram på ett effektivt sätt, är det nödvändigt för oss att behandla personuppgifter om dig. Vi ingår särskilda avtal med en arbetsgivare som definierar ramen av det enskilda uppdraget. Utbildningsprogrammet innebär att vi samlar in uppgifter som exempelvis namn, telefonnummer, e-postadress, rapporter och anteckningar från personlighetstester, och genom att utföra fallstudier med filminspelning och liknande, där inspelningen lagras så länge det är ändamålsenligt för att få utbyte av utbildningen. Varje deltagare fyller i särskilda registreringsformulär före genomförandet av sådana utbildningsuppdrag, där man lämnar sitt samtycke till behandling. Behandlingen sker följaktligen på grundval av artikel 6.1 a i GDPR (samtycke) för delar av utbildningsprogrammet, och på grundval av artikel 6.1 b (behandlingen krävs för att fullfölja ett avtal) för övrig registrering.

Som kontaktperson för företag som är kund i rekryteringsuppdrag. För att kunna utföra uppdrag med rekrytering till din verksamhet, kan det bli nödvändigt att behandla personuppgifter för en eller flera kontaktpersoner från verksamheten. Detta gäller namn, befattning, telefonnummer och e-postadress.

Vid fakturering. I samband härmed behandlas kontaktinformation och betalningsinformation. Behandlingen sker på grundval av artikel 6.1 b i GDPR (behandlingen krävs för att fullfölja ett avtal som den registrerade är del av).

Som leverantör. Som representant för våra leverantörer kan vi i vissa fall vara tvungna att behandla personuppgifter som exempelvis kontaktinformation. Behandlingen sker på grundval av artikel 6.1 f i GDPR (behandlingen krävs för syften som berör ett legitimt intresse).

Utskick av marknadsföring, nyhetsbrev och annan relevant information. I detta sammanhang behandlas namn och e-postadress. Behandlingen sker på grundval av samtycke från den som mottar marknadsföringen enligt marknadsföringslagen § 15.

Uppgifter som samlas in via våra hemsidor. Vi behandlar endast personuppgifter som lämnas genom användning av våra hemsidor i samband med uppföljning av användarna. Utan särskilt samtycke används uppgifterna inte för något annat syfte. Etableras ett avtalsförhållande behandlas uppgifterna på grundval av artikel 6.1 b i GDPR (behandlingen krävs för att fullfölja ett avtal).

Utlämning av personuppgifter till andra

Vi utlämnar eller överför inte dina personuppgifter till andra utan att det föreligger en rättslig grund. Det kommer att föreligga en rättslig grund för att överföra dina personuppgifter till tredjeparter i en rad situationer, inklusive i rekryteringsprocesser, där vi måste föra informationen vidare till våra kunder, se artikel 6.1 b i GDPR (behandlingen krävs för att fullfölja ett avtal), i situationer där det har lämnats särskilt samtycke eller i situationer där Personuppgiftsansvarig eller Personuppgiftsbiträde är skyldig att göra detta som följd av lagstadgade krav.

Dessa tredjeparter har separata och oberoende riktlinjer för personlig integritet. The Assessment Company Sverige AB är inte ansvariga för innehållet och aktiviteterna i de relaterade tjänsterna, men samtidigt uppmanar vi tredjeparterna, inklusive våra kunder, att hantera informationen på ett säkert sätt och enligt personuppgiftslagstiftningen i dess aktuella lydelse. Vi önskar skydda integriteten hos de tjänster vi levererar, och vi begränsar information som vi delar till ett nödvändigt minimum.

Vi kan också överföra uppgifter mellan vårt norska och svenska bolag när det föreligger ett särskilt ömsesidigt personuppgiftsbiträdesavtal för projekt där personal från Norge och Sverige involveras samtidigt.

The Assessment Company använder olika personuppgiftsbiträden för att behandla personuppgifter på våra vägnar. I sådana fall har vi ingått personuppgiftsbiträdesavtal för att upprätthålla informationssäkerheten i alla led av behandlingen, för att reglera vilken information som personuppgiftsbiträde har tillgång till och hur informationen ska behandlas. Vi använder oss av följande personuppgiftsbiträden per dagens datum:

  • Recruitment Manager AS, kandidathanteringssystem
  • Metis Management Norge AS
  • Gartner AS
  • Optimas AS
  • Vimeo Inc
  • Dustin AS

I all huvudsak använder vi leverantörer som behandlar informationen inom EU/EES-området. I situationer där behandlingen sker utanför EU/EES använder vi endast leverantörer som garanterar att behandlingen sker enligt EU/EES-områdets lagstiftning för behandling av personuppgifter.

Lagringstid

Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge det krävs för det syfte som personuppgifterna samlades in.

Detta betyder till exempel att personuppgifter som vi behandlar på grundval av ditt samtycke raderas om du återkallar ditt samtycke. Personuppgifter som vi behandlar för att fullfölja ett avtal med dig raderas när avtalet har fullgjorts och alla plikter som följer av avtalsförhållandet har fullgjorts, och det efter en konkret intresseavvägning heller inte längre finns någon grund för oss att spara uppgifterna.

Personuppgifter som vi samlar in och som krävs för syften som berör ett legitimt intresse, kommer att raderas när det inte längre föreligger något legitimt intresse (intresseavvägning).

Personuppgifter som vi behandlar för att fullfölja en rättslig förpliktelse från myndigheterna raderas när den rättsliga grunden stipulerar det. Detta gäller till exempel bokförings- och redovisningsregler.

I tabellen nedan finns en översikt över hur länge vi behandlar personuppgifter för olika ändamål:

Syften

Lagringstid

Rekryteringsuppdrag för kund: Information om kandidater som kandidaten själv har lagrat

Vid samtycke från den sökande lagrar vi information i våra system tills kandidaten själv raderar sin profil eller information. Om den sökande inte samtycker till att informationen lagras, kommer profilen automatiskt att raderas 1 år efter att profilen skapades.

Rekryteringsuppdrag för kund: Information om kandidater som kandidaten inte själv har lagrat (testresultat, filmer, rapporter, etc.)

Upp till 2 månader efter avslutad rekryteringsprocess. Vid samtycke från den sökande kan vi lagra information upp till 3 år för användning i andra relevanta utlysningar om vakanser.

Utbildningsuppdrag för kund:  Information om deltagare

Upp till 1 år efter att deltagaren har avslutat sitt uppdrag hos vår kund.

Kundinformation

Upp till 10 år efter avslutning av det senaste ärendet.

Faktureringsinformation

Upp till 5 år efter det räkenskapsår då fakturering utfördes.

Information om potentiella kandidater

Upp till 6 månader (om informationen inte används i andra sammanhang som tillåter längre lagring). I situationer där kandidaten har lämnat sitt samtycke lagrar vi information i våra system tills kandidaten själv raderar sin profil eller information.

Säkerhetsloggar

Upp till 1 år

Säkerhetskopior (backup)

Upp till 3 år

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Insyn, ändring och radering av dina personuppgifter

Du har, som registrerad i systemet, rätt att kräva insyn, korrigering och radering av personuppgifterna som vi behandlar om dig. Kravet ska besvaras kostnadsfritt och senast inom 30 dagar efter att det framställdes. Du har vidare rätt att kräva begränsad behandling och under vissa förhållanden rikta invändningar mot behandlingen.

Önskar du återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter hos oss, kan detta göras när som helst. Detta görs enklast genom att du raderar din egen profil på våra sidor, eller genom att du tar kontakt med oss via E-post: ulf.pettersson@theac.se eller

Telefon: +46 708 337 210.

I våra rekryteringsprocesser är standard att all information som du själv inte har lagrat (testresultat, film av fallstudier, rapporter osv.) ska raderas senast den sista arbetsdagen i påföljande månad efter avslutad process. Det innebär att endast din egen profil, där du exempelvis har registrerat CV och ansökan, existerar i våra system efter denna tidpunkt.

Som kandidat kan du när som helst radera din egen profil inifrån ”Din profil” i systemet, eller ta kontakt med The Assessment Company Sverige AB för assistans. Från din profil kan du också ändra information som du har lagt in i din profil i systemet.

Om du önskar insyn i den information som The Assessment Company Sverige AB har om dig, vill använda dina rättigheter som beskrivits ovan eller har frågor eller synpunkter om vår behandling av personuppgifter, kan du kontakta din kontaktperson hos oss eller använda kontaktdetaljerna som anges ovan. Vi kommer i så fall att be dig att bekräfta din identitet eller uppge ytterligare information innan vi låter dig använda dina rättigheter gentemot oss. Det gör vi för att vara säkra på att vi endast ger dig tillgång till dina personuppgifter – och inte någon som utger sig för att vara dig.

Vi använder cookies för att förbättra användarupplevelse och säkerhet.

Cookies är små filer som ligger lagrade i din webbläsare eller på den enhet som du använder när du öppnar en webbsida. På samma sätt som merparten andra webbsidor, använder vi cookies för att kunna ge dig en bättre, snabbare och tryggare användarupplevelse. Till exempel använder vi cookies for att:

  • Möjliggöra vissa funktioner i vårt kandidathanteringssystem.
  • Förbättra säkerheten för ditt och andras användarkonton hos oss.
  • Få insikt kring användarbeteenden för att förbättra användarupplevelsen
  • Få insikt kring trafik på vår webbsida för att anpassa innehåll och marknadsföring.

Vi använder standardverktyg inom branschen för besöksanalys, och dessa kan placera cookies i din webbläsare för att ge insikt om användarbeteenden vid användning av webbsidan. Registerföraren samlar in anonym information om besökare via Google Analytics-verktyget. Syftet med detta är att sammanställa statistik som används för att förbättra och vidareutveckla informationsinnehåll och tjänster som tillhandahålls. Som exempel på vad statistiken används till kan vi nämna: information om hur många personer som besöker olika sidor, hur länge besöket varar, vilka webbplatser användare kommer ifrån och vilka webbläsare som används.

Beroende på ditt användande av systemet kan det hända att någon av sidorna innehåller trepartstjänster, som en karta från Google Maps i en jobbannons, en film från Vimeo etc., och användning av sidor som innehåller dessa tjänster kan medföra att tjänsterna placerar ytterligare cookies. The Assessment Company har ingen kontroll över detta och vi uppmanar dig därför att även göra dig bekant med dessa tjänsters integritetspolicys också.

Använder du “Sök med LinkedIn”-funktionen i systemet kommer en cookie att placeras i webbläsaren från respektive tredjepart.

Blockera och radera cookies

Om du inte vill att det ska placeras cookies när du besöker webbsidan kan du göra inställningar för detta i din webbläsare. Mer information om detta hittar du i dokumentationen för din webbläsare. Notera att, om du stänger av möjligheten för webbsidan att placera cookies, kan det påverka användarupplevelsen och en del funktioner på sidan kan sluta fungera.

Du kan även radera befintliga cookies i din webbläsare. Se dokumentationen för din webbläsare för mer information om hur detta görs.

Klagomål

Om du anser att vår behandling av personuppgifter inte överensstämmer med det som beskrivits här eller om vi på andra sätt bryter mot sekretesslagstiftningen, kan du klaga till datainspektionen. Du hittar information om hur du kontaktar datainspektionen på deras webbplats:www.datainspektionen.se.

Ändringar

Om det sker en ändring av våra tjänster eller i regelverket om behandling av personuppgifter, kan det medföra förändring av informationen du har fått här. Om vi ​​har din kontaktinformation, meddelar vi dig om dessa ändringar. Dessutom kommer uppdaterad information alltid att vara tillgänglig på vår hemsida.