Sekretesspolicy

Det är så vi behandlar personuppgifter

The Assessment Company

BEHANDLING AV PERSONLIG INFORMATION I BEDÖMNINGSFÖRETAGET

När du är i kontakt med oss, antingen genom att använda vår webbplats, genom att vara kandidat i ansökningsprocessen som vi utför för en klient, genom att du är kontaktperson för en av våra klienter genom rekryteringstjänster eller utbildnings- och utvecklingsprogram, eller använder någon av våra andra tjänster kan bedömningsföretaget behandla personlig information om dig. Din integritet är viktig för oss, och denna sekretesspolicy beskriver all relevant information om vilken personlig information som samlas in, varför vi gör det och vilka rättigheter du har i vår behandling av personuppgifter.

I vissa situationer kommer vi att be om särskilt medgivande från dig, och i så fall kommer detta att tydligt anges genom vår specifika kommunikation med dig.

Den person som är ansvarig för behandling av de personuppgifter vi behandlar är The Assessment Company AS v / CEO. Vår kontaktinformation är:

Adress: Parkgata 83, Postboks 16, 2301 Hamar

E-post: post@theac.no

Telefon: 928 95 757

Org.nr. 919 294 299

För våra rekryteringsprocesser kommer vi att ha ett gemensamt behandlingsansvar tillsammans med vår kund, det vill säga företaget vi rekryterar på uppdrag av. Detta gäller särskilt i rekryteringsprocesser där kandidatgruppen består av både interna, befintliga medarbetare på vår kund, såväl som externa kandidater. I de fall det finns gemensamt behandlingsansvar kan du utöva dina rättigheter när du behandlar personuppgifter gentemot var och en av de två gemensamma behandlingsansvariga.

Insamling av information

Vi samlar in och använder din personliga information för olika ändamål beroende på vem du är och hur vi kommer i kontakt med dig. Vi samlar in följande personuppgifter för de syften som anges här:

Som kandidat i rekryteringsprocessen. För att hantera din kandidatur på rätt sätt är vi beroende av viss information om dig. Vi kan samla in detta automatiskt, eller genom att du själv registrerar informationen i våra system. Information kan erhållas på följande sätt:

Information från registrering av CV -profil och uppdatering (ar) av profilen via “min sida” i vårt kandidathanteringssystem, samt IP -adress
- Informationen under denna post inkluderar kontaktinformation, dokumentation av identitet, CV, ansökan, eventuella certifikat, personlighet och förmåga tester, diplom och uttalanden från referenser
Om du ansöker om en tjänst eller registrerar din profil via “Sök med LinkedIn” -funktionen eller “Sök med jobbreg” -funktionen, hämtar systemet tillgänglig information från din profil i tjänsten du autentiserar med, och denna information kommer sedan att lagras på din profil
I vissa fall kommer vi att samla in information om dig utan att du aktivt har sökt en tjänst, genom att registrera information som ditt namn, nuvarande position och företag, kontaktinformation (telefonnummer, e-post och liknande)
Vi samlar in data i aggregerad form för besökare på webbplatsen, till exempel trafikdata, platsdata etc.
I vissa fall lagrar vi e-postkorrespondensen när du kontaktar oss

Genom att frivilligt lämna information till oss i rekryteringsprocessen är du samtidigt medveten om att vi kommer att vidarebefordra dina personuppgifter till vår klient för vars räkning vi genomför rekrytering och på grundval av GDPR artikel 6.1 bokstav b ( behandlingen är nödvändig för att uppfylla ett avtal) vi kommer att kunna behandla informationen i allmänna former med information. Som sökande kan du välja om du bara vill komma i fråga för den / de tjänster du söker, eller om du också vill vara tillgänglig för andra rekryteringsuppdrag.

Vissa kandidater (inklusive de som kommer att delta i den sista delen av rekryteringsprocesser) kommer att bli ombedda att genomföra olika tester där resultaten i form av rapporter och anteckningar kan lagras. Vissa kandidater kommer också att bli ombedda att slutföra ärendeuppdrag som kommer att filmas och sparas. De kandidater som går så långt att de är relevanta kommer att ge särskilda samtycken före sådan behandling och lagring.

I vissa processer måste vi skaffa polisintyg och kreditinformation. Insamling och behandling av denna typ av information görs på grundval av GDPR artikel 6.1 bokstav a (samtycke).

I uppdrag där vi rekryterar personer till offentliga organ ska en offentlig sökandelista upprättas utifrån förvaltningslagen, som innehåller namn, ålder, befattning eller yrkestitel samt bostadsort eller arbetskommun för den enskilde sökande. I sådana fall måste vi och vår kund dela denna personliga information. Om kandidaten vill ha ett undantag från den offentliga sökandelistan måste du begära ett sådant undantag från detta.

Behandlingen sker på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav b (behandlingen är nödvändig för att uppfylla ett avtal, eller för att genomföra åtgärder på den registrerades begäran innan han ingår ett avtal) när kandidaten själv ansöker om en tjänst, och på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav f (behandlingen är nödvändig för ändamål som har ett legitimt intresse) när behandlingen sker på eget initiativ. Där kandidaten utför särskilda falluppdrag med åtföljande filmning och annat sker behandlingen på grundval av GDPR artikel 6.1 (1) bokstav a (samtycke).

Informationen som samlas in används där det anses nödvändigt för att:

Leverera våra tjänster till dig och för att kommunicera kring dessa tjänster med dig
Gör en bedömning av dina kvalifikationer och underlättande i samband med nuvarande och framtida rekryteringsuppdrag eller bemanningsuppdrag
Informera om relevanta möjligheter och tjänster vi erbjuder
Följ juridiska skyldigheter
När vi samlar in IP -adresser görs detta av säkerhetsskäl, så att du som kandidat kan få en överblick över vilka IP -adresser som har loggat in på ditt konto

Om vi behåller ansökningsdokumentationen efter att en rekryteringsprocess har avslutats händer detta eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som är relaterade till ett legitimt intresse.

Som kandidat i en sökprocess (headhunting):I vissa uppdrag för våra kunder söker vi efter kandidater som inte aktivt söker jobbet själva, genom att samla in information från offentligt tillgängliga källor, som Google och LinkedIn. I sådana fall behandlar vi namn, e-post, telefonnummer och positioner, samlar in detta i register som vi sedan vidarebefordrar till vår klient. Behandlingen sker på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav f (behandlingen är nödvändig för ändamål relaterade till ett berättigat intresse). Om du registrerar dig enligt en sådan metod i våra register får du information skickad via e-post där du också enkelt kan avregistrera dig om du inte vill att vi ska behandla dina personuppgifter.

Som deltagare i ett utbildnings- och utvecklingsprogram. För att kunna genomföra utbildnings- och utvecklingsprogram på ett effektivt sätt är det nödvändigt för oss att behandla personuppgifter om dig. Vi ingår ett specialavtal med en arbetsgivare som definierar ramarna för det enskilda uppdraget. Utbildningsprogrammet innebär att vi samlar in information som namn, telefonnummer, e-postadress, rapporter och anteckningar från personlighetstester, och genom att utföra falluppdrag med filminspelningar och liknande, där filminspelningen lagras så länge den är lämpligt att dra nytta av utbildningen. Varje deltagare fyller i särskilda registreringsformulär innan sådana utbildningsuppgifter slutförs, där samtycke ges för behandling. Behandlingen sker därför på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav a (samtycke) för delar av utbildningsprogrammet, och på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav b (behandlingen är nödvändig för att uppfylla ett avtal) för annan registrering.

Som kontaktperson för företag som är kunder i rekryteringsuppdrag.För att kunna utföra uppdrag med rekrytering till ditt företag kan det vara nödvändigt att behandla personuppgifter för en eller flera kontaktpersoner från företaget. Detta gäller namn, position, telefonnummer och e-postadress.

Vid fakturering.Kontaktinformation och betalningsinformation behandlas i detta sammanhang. Behandlingen sker på grundval av GDPR artikel 6.1 bokstav b (behandlingen är nödvändig för att uppfylla ett avtal som den registrerade är part i)

Som leverantör.Som representant för våra leverantörer kan det i vissa fall vara nödvändigt för oss att behandla personuppgifter som kontaktinformation. Behandlingen sker på grundval av GDPR artikel 6 (1) bokstav f (behandlingen är nödvändig för ändamål relaterade till ett berättigat intresse).

Distribution av marknadsföring, nyhetsbrev och annan relevant information. I detta sammanhang behandlas namn och e-postadress. Behandlingen sker på grundval av samtycke från den som tar emot marknadsföringen enligt 15 § marknadsföringslagen.

Information som samlas in via våra webbplatser.Vi behandlar personuppgifter som tillhandahålls genom användning av våra webbplatser endast i samband med uppföljning av användarna. Informationen används inte för något annat ändamål utan särskilt medgivande, eller att ett avtalsförhållande upprättas och att informationen behandlas på grundval av GDPR artikel 6.1 bokstav b (behandlingen är nödvändig för att uppfylla ett avtal)

Utlämnande av personlig information till andra

Vi lämnar inte ut eller överför dina personuppgifter till andra om det inte finns en rättslig grund för det. Det kommer att finnas en rättslig grund för att överföra dina personuppgifter till tredje part i ett antal fall, inklusive i rekryteringsprocesser, där vi måste vidarebefordra informationen till våra kunder, jfr GDPR artikel 6.1, bokstav b (behandling är nödvändig för att uppfylla ett avtal), i de fall då särskilt samtycke har lämnats, eller i de fall då den Dataansvarige eller Databehandlaren är skyldig att göra detta till följd av lagstadgade krav.

Dessa tredje parter har separata och oberoende sekretesspolicyer. Utvärderingsföretaget Norge AS ansvarar inte för innehållet och aktiviteterna i de tillhörande tjänsterna, men samtidigt uppmuntrar vi tredje part, inklusive våra kunder, att hantera informationen på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med sekretessbestämmelserna så som de ser ut alltid. Vi vill skydda integriteten hos de tjänster vi tillhandahåller, och vi begränsar vilken information vi delar till ett nödvändigt minimum.

Vi kan också överföra information mellan våra norska och svenska företag, där det finns ett särskilt ömsesidigt databehandlingsavtal för projekt där personal från Norge och Sverige är involverade samtidigt.

Bedömningsföretaget använder olika databehandlare för att behandla personuppgifter för vår räkning. I sådana fall har vi ingått databehandlaravtal för att säkerställa informationssäkerhet i alla skeden av behandlingen och för att reglera vilken information databehandlaren har tillgång till och hur informationen ska behandlas. Vi använder följande databehandlare från och med idag:

Rekryteringschef AS, kandidathanteringssystem
Master Management Norge AS
Optimas AS
Semac AS
Xref
Dustin AS
Azets AS
Motimate AS
Cut-e

All behandling av personuppgifter som utförs av The Assessment Company sker inom EU / EES -området. Vi strävar också efter att använda databehandlare som behandlar personuppgifter inom EU / EES -området, eller som uppfyller kraven i lagstiftningen om integritet för behandling av data i områden utanför EU / EES.

Förvaringstid

Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge som det är nödvändigt för det ändamål för vilket personuppgifterna samlades in.

Det betyder till exempel att personuppgifter som vi behandlar på grundval av ditt samtycke kommer att raderas om du drar tillbaka ditt samtycke. Personuppgifter som vi behandlar för att uppfylla ett avtal med dig raderas när avtalet har uppfyllts och alla skyldigheter som följer av avtalsförhållandet har uppfyllts, och det inte längre finns någon anledning för oss att behålla informationen efter en specifik intresseavvägning.

Personlig information som vi samlar in och som är nödvändig för ändamål relaterade till ett legitimt intresse kommer att raderas när det inte längre finns något legitimt intresse (intresseavvägning). Till exempel kan vi lagra din information

Personuppgifter som vi behandlar för att uppfylla en juridisk skyldighet från myndigheterna raderas när den rättsliga grunden beslutar. Det gäller till exempel bokförings- och bokföringsregler.

Tabellen nedan ger en översikt över hur länge vi behandlar personuppgifter för olika ändamål:

Ändamål	Förvaringstid
Kundrekryteringsuppdrag – information om kandidater som kandidaten själv har lagrat	Vi lagrar informationen i våra system tills kandidaten själv raderar sin profil eller information.
Kundrekryteringsuppdrag – information om kandidater som kandidaten inte har sparat själv (testresultat, film, rapporter etc.)	På grundval av legitimt intresse: 12 till 18 månader efter att rekryteringsprocessen har slutförts. Med den sökandes samtycke kan vi lagra information i ytterligare upp till 3 år för användning i andra relevanta platsannonser. Videoinspelningar från PEOPLE LAB lagras på grundval av ett samtycke och raderas inom 10 veckor efter slutet av rekryteringsprocessen.
Utbildningsuppdrag för kunder – information om deltagare	Upp till 1 år efter att deltagaren har sagt upp sin anställning hos vår kund, förutsatt att kunden eller personen informerar oss om anställningens upphörande.
Kundinformation	Upp till tio år efter det sista fallets slut
Faktureringsinformation	Upp till fem år efter räkenskapsårets utgång har fakturering gjorts
Information om potentiella kandidater	Upp till 12 månader (om informationen inte används i andra sammanhang som tillåter längre lagring). I de fall kandidaten har gett sitt samtycke lagrar vi information i våra system tills kandidaten själv raderar sin profil eller information.
Säkerhetsloggar	Upp till 1 år
Säkerhetskopiering	Upp till 3 år

Vi använder cookies för att förbättra användarupplevelsen och säkerheten

Cookies är små filer som lagras i din webbläsare eller på den enhet du använder när du öppnar en webbplats. Liksom de flesta webbplatser använder vi cookies för att ge dig en bättre, snabbare och säkrare användarupplevelse. Till exempel använder vi cookies för:

För att möjliggöra vissa funktioner i vårt kandidathanteringssystem.
Förbättra säkerheten för ditt användarkonto och andra användarkonton hos oss.
Ge insikt i användarnas beteende för att förbättra användarupplevelsen.
Ge insikt i trafiken till våra webbplatser för att anpassa innehåll och marknadsföring

Vi använder branschstandardanalysverktyg för att analysera besökare, och dessa verktyg kan ställa in cookies i din webbläsare för att ge insikt i användarnas beteende när du använder webbplatsen. Databehandlaren, genom analysverktyget Google Analytics, samlar in avidentifierad information om besökare. Syftet med detta är att sammanställa statistik som används för att förbättra och vidareutveckla den information som erbjuds och den tjänst som tillhandahålls. Exempel på vad statistiken används till är: information om hur många som besöker olika sidor, hur länge besöket varar, vilka webbplatser användarna kommer från och vilka webbläsare som används.

Genom din användning av systemet kan vissa av sidorna innehålla tjänster som tillhandahålls av tredje part, till exempel kartor i en jobbannons från Google Maps, Vimeo etc, och användning av sidor som innehåller dessa tjänster kan få dessa tjänster att ställa in ytterligare cookies. Tech Group AS har ingen kontroll över detta, och vi rekommenderar därför att du också bekantar dig med sekretesspolicyn för dessa tjänster.

Om du använder funktionen “sök med länkad” eller “sök med jobreg” -funktionen i vårt rekryteringssystem, kommer det att ställa en cookie från respektive tredje part.

Blockera och ta bort cookies

Om du inte vill att cookies ska ställas in när du besöker webbplatsen kan du ändra detta under inställningar i din webbläsare. Mer information om detta finns under dokumentationen för din webbläsare. Observera att om du stänger av webbplatsens möjlighet att ställa in cookies kan det påverka användarupplevelsen och att vissa funktioner på sidan inte fungerar.

Du kan också radera befintliga cookies i din webbläsare. Se din webbläsares dokumentation för mer information om hur du gör detta.

Åtkomst, ändring och radering av din personliga information

Som registrerad i systemet har du rätt att kräva åtkomst, korrigering och radering av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Kravet måste besvaras kostnadsfritt och senast inom 30 dagar efter det att det har upprättats. Du har också rätt att kräva begränsad behandling och, under vissa förutsättningar, invända mot behandlingen.

Som kandidat kan du när som helst radera din egen profil från “Din profil” i systemet, eller så kan du kontakta The Assessment Company Norge AS för hjälp med detta. Från din profil kan du också ändra informationen du har angett på din profil i systemet.

Om du vill ha tillgång till information som Assessment Company Norge AS har om dig, vill du utöva dina rättigheter enligt beskrivningen ovan, eller har du frågor eller förslag på vår behandling av personuppgifter, kan du kontakta din kontaktperson hos oss eller använda våra kontaktuppgifter som anges ovan i detta dokument. I så fall kommer vi att be dig bekräfta din identitet eller tillhandahålla ytterligare information innan vi tillåter dig att utöva dina rättigheter mot oss. Vi gör detta för att se till att vi bara ger åtkomst till dina personuppgifter till dig – och inte någon som utger sig för att vara du.

Klagomål

Om du anser att vår behandling av personuppgifter inte överensstämmer med vad vi har beskrivit här eller att vi på annat sätt bryter mot integritetslagstiftningen, kan du klaga till Datainspektionen. Du hittar information om hur du kontaktar Datainspektionen på Datainspektionens webbplats: www.datatilsynet.no.

Ändringar

Skulle det bli en ändring av våra tjänster eller ändringar i reglerna för behandling av personuppgifter kan det leda till en ändring av den information du har lämnat här. Om vi har din kontaktinformation meddelar vi dig om dessa ändringar. Dessutom kommer uppdaterad information alltid att vara lätt tillgänglig på vår webbplats.